Kan ik tevredenheidsgarantie vragen op een nieuw ATS? Niet goed, geld terug? Zoiets.
Dat is wel erg subjectief: wat jou tevreden stelt hoeft voor een ander niet te gelden. Als je 100% tevredenheidsgarantie aan een ATS-leverancier zou vragen, zou dit betekenen dat je ook de verantwoorde-lijkheid bij die leverancier legt om te beoordelen of het ATS bij jouw organisatie en processen past.
Dat is net zoiets als een autodealer vragen om een nieuwe auto voor jou te kiezen. Hij zal best garantie willen geven op het functioneren van de auto, maar of jij er tevreden mee bent….
Wil je tevredenheidsgarantie op een ATS? Dan zelf aan de bak!
Onmogelijk dus om dit bij een ander te beleggen. Als recruiter heb je nu eenmaal verwachtingen van software: als je ooit ergens een mooie functionaliteit hebt gezien of erover gelezen, denk je al snel: dat wil ik ook! Maar als je dat niet noteert, blijft het een onuitgesproken wens die ergens blijft zweven. Als je veel van dat soort wensen hebt, en je gaat demo’s bijwonen, dan zul je merken dat je de vingers er niet achter krijgt. Je wacht tot datgene wat jij in je hoofd hebt voorbij komt in de demo, maar je weet het niet meer precies te omschrijven. Je kunt het dus ook niet goed uitvragen, de consultant begrijpt niet wat je bedoelt. Met als resultaat: je bent teleurgesteld in de demo, het heeft niet gebracht wat je had verwacht.
Om dit te voorkomen zul je zelf aan het werk moeten om vooraf te gaan bepalen wanneer jij tevreden bent, of beter ‘wanneer jij tevreden zult zijn’. Door objectieve criteria op te stellen waaraan een systeem volgens jou moet voldoen. Want we hebben het over verwachtingen die je moet gaan concretiseren, expliciet maken. Maar hoe benoem je die verwachting, vóóraf?
Eisen en wensen
Verwachtingen moet je gaan omzetten in eisen en wensen. Eisen zijn de verwachtingen die je stelt aan een systeem, waar je niet aan wilt tornen. Bijvoorbeeld: je eist dat het cloud software is. Wensen zijn het met jezelf onderhandelbare wisselgeld. Bijvoorbeeld een bepaalde gewenste functie is niet beschikbaar, maar twee andere mooie functionaliteiten staan daar tegenover.
Dit is voor iedereen anders. Een bureau kan als harde eis hebben dat de maandlasten onder een gesteld budget moeten vallen. Terwijl een ander bureau lage kosten als wens heeft; zolang aan andere eisen wel wordt voldaan zijn ze bereid wat meer te betalen.
ATS eisen en wensen
Zoals gezegd: je moet aan de bak. Een leverancier uitnodigen en aanhoren is de makkelijke weg, onvoorbereid, “we zien wel of het bevalt”. Dan krijgt de leverancier vragen als “Heb je geen gratis versie?”, of “Ik wil een simpel ATS”, zie de aparte blogs daarover. Wil jij tevredenheidsgarantie, dan moet je er echt voor gaan zitten.
Doorloop je dagelijkse processen. Van welke heb je veel hinder, welke processen zouden beter kunnen en wat loopt er goed? Als je altijd CV’s kwijt bent, omdat elke collega die op een andere manier ergens opslaat is dat hinderlijk. Uniforme centrale opslag kan zo een eis worden. De kwaliteit van de e-mails zou beter kunnen, maar er is mee te leven, dus e-mailsjablonen worden een wens. De zorgvuldig opgestelde huisstijl CV’s die je stuurt aan opdrachtgevers worden alom geprezen, houden zo, het genereren van zo’n CV wordt een eis. Iets wat nu al goed gaat mag je dus ook als eis opvoeren! Dat wordt vaak vergeten.
Kijk ook naar kosten: hoeveel tijd valt er te winnen met gestroomlijnde processen. Sneller zoeken en mailen, betere matches, alle informatie direct paraat, dat bespaart tijd. Hoeveel kosten mogen hier tegenover staan? Welk (maand)bedrag ben jij bereid te betalen voor software. Is dat een harde eis, of is het rekbaar als wens (tot welke marge, de eis)? Als de leverancier onder dat bedrag komt en andere eisen worden ook ingewilligd, dan ben je tevreden.
In de praktijk
Maak die lijst met eisen en wensen. Die komt niet alleen later van pas bij de demo’s, maar ook al bij de voorselectie. Je kunt dan elke eis uitvragen en als hieraan wordt voldaan kun je die afchecken.
Dat is de meest objectieve methode om alle ATS-aanbieders terug te brengen tot een shortlist. De pakketten (en leveranciers) die niet aan de eisen voldoen (maar wel aan bepaalde wensen) vallen per definitie af.
Bij de demo’s voorkom je met deze lijst dat je je laat leiden door mooie presentaties die appelleren aan jouw wensen (mooi systeem, gave grafiekjes, eenvoudig te bedienen), waarmee je onbewust je eisen inruilt. Zo controleer je of het ATS inderdaad voldoet aan de eisen. Als alle eisen worden ingewilligd ben je tevreden, de definitie van eisen.
Maar lever niet bij voorbaat in op je eisen!
Beoordeel vervolgens welk ATS naast die eisen het beste voldoet aan de wensen. Of welk pakket zelfs de eisen overtreft. Die wordt het.
Praktisch: druk de lijst af met extra schrijfruimte voor opmerkingen bij de eisen en wensen, en verstrek een exemplaar aan elke collega die de demo bijwoont. Doe dit voor elke demo op dezelfde manier, zodat je kunt vergelijken.
TIP: maak de lijst met elkaar. Elke medewerker kan andere eisen of wensen hebben. Zorg dat je de lijst ook met elkaar overeenkomt. Dan heeft iedereen tijdens de demo’s hetzelfde objectieve belang in afchecken van de eisen. Zo vorm je één stem richting de leverancier en verval je niet in het overtroeven van elkaars stokpaardjes.
Conclusie
Ga op internet op zoek naar software selectiecriteria of neem iemand in de arm, die dit spel vaker speelt. Maar ga vooral aan de slag met elkaar om de eisen op papier te krijgen voordat je de snoepwinkel betreedt. Achteraf is elke aanschaf te beargumenteren, maar als je ontevreden bent heb je daar niets aan.
Hoe meer jouw geselecteerde ATS aansluit bij jouw eisen en wensen hoe groter jouw tevredenheidsgarantie: het is precies wat je zocht! Perfectie is onhaalbaar, maar streef wel naar die 100% tevredenheid. Lever pas in als het echt niet anders kan, en doe dit dan zoveel mogelijk op de wensen.
Over Fitt
Fitt levert Forceflow, een ATS dat aan de eisen en wensen van een groot aantal W&S
bureaus voldoet. Hoor jij daar ook bij, dan willen we je graag helpen om dit vast te stellen. Heb je al een eisenlijstje, neem dan een kijkje bij de productspecificaties, of bij de snelle implementatiemethode.