Wat zijn de kosten van recruitment software?

‘Wat zijn de kosten voor recruitment software?’ is een simpele vraag. Net als de vraag 'Recruitment software gratis, kan dat?' uit een eerder blog. Maar wel een vraag met een uitgebreid antwoord. Vandaar dat je bij software, en recruitmentsoftware in het bijzonder, moet kijken naar de Total Cost of Ownership. Dat is een totaalbedrag onderaan de streep dat je kwijt bent zodra je software aanschaft. En daar spelen meer aspecten een rol dan de licentieprijs alleen.

Wat zijn dan de kosten van recruitment software?

Bij de selectie van recruitmentsoftware wil je natuurlijk graag vooraf weten waar je aan toe bent. Het komt nogal eens voor dat een goedkope oplossing toch tot (financiële) teleurstelling leidt. Omdat er allerlei onvoorziene voorwaarden gelden. Niet alle leveranciers zijn daar namelijk even transparant in. Dus zorg dat je jezelf goed informeert voordat je een keuze maakt. Bijvoorbeeld door alle kostensoorten uit deze blog op een rijtje te zetten en in te vullen per leverancier.

1. Licentiekosten

Software wordt geleverd als licentie, dat geeft je een gebruiksrecht, vooral in de vorm van een abonnement:

• Allereerst is de hoogte van het licentiebedrag van belang. Is dat bedrag redelijk en zit het prijsmodel logisch in elkaar?
• Zijn er verschillende licentieversies beschikbaar? Let dan goed op welke functies uit jouw eisen- en wensenlijst in welke versie horen met bijbehorend bedrag. Soms wordt tijdens een demo de meest uitgebreide versie getoond, terwijl een vanaf-prijs wordt gecommuniceerd. Indien integraties met tools van derden worden getoond, wees dan beducht dat voor het gebruik van die tools aparte abonnementen gelden;
• Bepaal of het licentiebedrag geldt voor de aantallen gegevens die je mag vastleggen (bv. een beperkt aantal vacatures). Of dat er een prijs geldt per gebruiker met onbeperkte data. In het eerste geval kunnen de maandlasten ongemerkt oplopen als je bijvoorbeeld veel vacatures bemiddelt. In het tweede geval groeien de kosten mee met de groei van jouw organisatie, zoals je ook een werkplek voor nieuwe medewerkers moet voorzien;
• De duur van het abonnement: Neem je een jaarcontract dat telkens stilzwijgend met één jaar wordt verlengd, of kun je maandelijks (per gebruiker) opzeggen? Soms is het handig om tijdelijk extra handjes in te zetten, waarbij de mate van flexibel op- en afschalen een rol speelt.

Er zijn dus nogal wat variaties mogelijk. Om licentiekosten van verschillende leveranciers te vergelijken kun je het beste alle kosten per jaar vergelijken. Bepaal het gemiddeld aantal medewerkers, vacatures, etc. en bereken aan de hand van de opgegeven kosten daarvoor wat je jaarlijks aan licenties moet betalen.

2. Opstartkosten van recruitment software

Beginnen met nieuwe software is als verhuizen naar een ander huis: je kunt het huis op heel veel manieren inrichten, maar welke inrichting past bij jou? Of wil je eerst verbouwen?

Zo beschikt de meeste software over heel veel keuzes om het gebruik te optimaliseren en soms wil je wat zaken speciaal voor jou laten maken. En als het huis dan klaar is, moet je leren hoe de verwarming werkt en waar alles ligt. Bij software gaat het dan om gebruikerstrainingen.

De opstartkosten bestaan hoofdzakelijk uit:

• Inrichting: Hoe uitgebreider en complexer de software, hoe langer de inrichting duurt. Dus hoe meer consultancy maar ook interne uren nodig zij, ergo hoe duurder het wordt. Weet wat je wil en probeer niet alle wensen meteen mee te nemen, het vergroot de complexiteit en doorlooptijd. En dat vermindert de betrokkenheid van je organisatie. Besef dat een leverancier prettig verdient aan consultancy, zeker als jij niet weet wat je wil.
  Werk ‘agile’ en ga voor snelheid en een korte oplevering, optimaliseer later. Check of je veel zelf kunt doen en doe dat dan ook. Het scheelt kosten en je doet een schat aan ervaring op. Lees meer over veel voorkomende implementatievalkuilen in het e-book ‘Kies het juiste ATS’;
• Migratie: zodra je gegevens uit een vorig systeem mee wilt nemen naar je nieuwe ATS, zul je deze moeten migreren. Geen database is hetzelfde, dus er zullen keuzes moeten worden gemaakt hoe je de gegevens meeneemt. Vaak moeten ze worden opgeschoond of ontdubbeld. Dus zowel bij de leveranciers als ook bij jou kan dit veel werk met zich meebrengen;
• Training: software moet je leren begrijpen, bij ingewikkelde software moet je op cursus. Trainingen betaal je tweemaal: de training zelf en de gemiste werkdag van de medewerker. Dit geldt opnieuw voor elke latere nieuwe medewerker. Het ideale ATS is intuïtief en behoeft nauwelijks training. Als je de inrichting tevens grotendeels zelf kunt uitvoeren doe je aan training-on-the-job. Je leert alle aspecten kennen en kunt zo andere medewerkers inleren (train-the-trainer).

Er zijn dus nogal wat variabelen bij de opstartkosten, waar je zelf invloed op hebt door de juiste software te kiezen. Probeer voorafgaand aan dit besluit een duidelijk beeld te krijgen van de impact van de werkzaamheden voor jouw organisatie. Met name op consultancy kunnen de kosten uit de hand lopen. Hoe complexer de software hoe hoger de opstartkosten, zeker als consultancy een belangrijk verdienmodel is van de leverancier.

3. Beheerkosten

Minder voor de hand liggend zijn de beheer kosten van recruitment software, ofwel de toekomstige tegenvallers. Omdat deze kosten vaak pas duidelijk worden als het zover is. Toch kun je anticiperen door vooraf goed na te denken. Laat daarbij de volgende aspecten de revue passeren:

• Onderhoud en support: zijn softwareonderhoud en support inbegrepen bij de licentieprijs (zie eerder)? Krijg je dus regelmatig updates en worden gebruikers ondersteund? Als je apart moet betalen (strippenkaart) mag de licentieprijs laag zijn, maar dan betaal je alsnog;
• Maatwerk: wordt er speciaal voor jou maatwerk geleverd? Pas op voor een bodemloze put! Je bent niet de eerste die hier financieel op leegloopt. Eenmaal op weg is het moeilijk stoppen na enkele grote uitgaven. Kies liever voor een standaardoplossing die configureerbaar is. Dat wil zeggen dat aan de hand van parameters, keuzelijsten of sjablonen de software optimaal kan worden ingericht naar jouw wensen. Geen enkele software dekt volledig jouw behoeften, je zult compromissen
  Een ander nadeel van maatwerk is dat bij latere software-updates de leverancier extra kosten moet maken speciaal voor jouw maatwerk, waarvoor jij als enige afnemer opdraait.
  Besef dat het heel moeilijk is om wensen heel concreet en juist te formuleren:

• Applicatiebeheer: kan een medewerker dit eenvoudig naast bestaande werkzaamheden uitvoeren of is het een aparte rol? Ook hier geldt: hoe complexer de software, hoe meer beheer. En, is er een speciale beheercursus vereist…?
• Consultancy: gaandeweg wijzigen jouw behoeften en wil je aanpassingen doen. Geldt hierbij de noodzaak van consultancy of kun je het meeste zelf? En in geval van consultancy, is er een minimale afname van bijv. één dagdeel met voorrijkosten of kan het ook voor een uurtje on-line? Betaal je een toptarief voor een junior? Probeer vooraf helder te krijgen hoe omgegaan wordt met toekomstige aanpassingen aan jouw inrichting om nare verrassingen voor te zijn.

4. Opzegkosten van recruitment software

Je moet nog kiezen, maar toch is het goed om vooraf over dit type kosten van recruitment software na te denken. Want ondanks jouw uitgebreide research kan de keuze toch verkeerd uitpakken. In dat geval is het erg fijn als er lage vertrekdrempels zijn:

• Data: mag je jouw data meenemen? Of alleen tegen betaling? Of via een dure expert die een cryptisch bestand moet ontsluiten?
• Derving: de nog lopende abonnementskosten die toch in rekening worden gebracht bij opzegging vóór einde contract. Bijvoorbeeld: de resterende maanden bij een jaarcontract.
  Maar ook kostbare trainingen en hoge opstartkosten wegen zwaar bij vroegtijdige opzegging. Immers, je hebt de kosten gemaakt met een lange gebruikstermijn in gedachten en als je opzegt gaat de investering verloren;
• Afschrijving: maatwerk dat nooit meer gebruikt wordt moet versneld worden afgeschreven;
• Ontvlechting: Hoe meer software jij volledig integreert met jouw ATS zonder gebruik te maken van standaardkoppelingen (API), hoe moeilijker (en kostbaarder!) het wordt om het geheel te ontvlechten. Denk aan een volledig geïntegreerde website en/of e-mail client.

Onderschat niet de kracht van de vendor lockin. Hierbij weet de leverancier dat jij met alle voorgaande investeringen (opstart, training, maatwerk), vastgelegde data en ingewerkte gebruikers niet zomaar overstapt naar een ander.
Blijf jij graag bij een leverancier omdat je tevreden bent of omdat je eraan vastzit? Tijdens de selectie van een geschikt ATS heb je eenmalig de kans om daar goed over na te denken.

Ontevreden verder ploeteren met de verkeerde software is misschien erger dan deze kosten accepteren. Maar gelukkig kun je nu nog kiezen!

Samenvattend

Om een goede afweging te maken wat de kosten van recruitment software zijn kun je bovenstaande aspecten kwantificeren voor jouw situatie. Doe dit dan wel minimaal voor de gebruikstermijn van 1 jaar voor een gebalanceerde vergelijking. Zeker bij hoge opstartkosten en maatwerk is het raadzaam dit zelfs over een langere termijn te berekenen, zodat je de afschrijvingen eerlijk verdeelt over de jaren.
Zo kom je tot de Total-Cost-of Ownership per ATS dat op jouw shortlist staat. Vergelijk deze met elkaar en neem dit mee in je afweging samen met andere belangrijke kenmerken (functionaliteit, mate van zelfredzaamheid, flexibiliteit, etc.). Maak dan een wijze keuze.

Kosten zijn een belangrijk selectiecriterium. Maar er zijn nog meerdere aspecten waarmee je bij de selectie van recruitmentsoftware rekening moet houden. Raadpleeg onze checklist voor alle kenmerken die een rol spelen bij de aanschaf van een ATS.

Fitt is implementatiepartner van ForceFlow ATS, dé laagdrempelige recruitmentsoftware. Benieuwd hoe ForceFlow omgaat met genoemde kostenaspecten? Kijk dan bij fitt.nu/prijzen of vraag een vrijblijvende demo aan waarbij je dit kunt bespreken.