E-mail

E-mail is naast telefoon het belangrijkste communicatiemiddel voor recruiters.

Met slimme functies is hier dan ook veel tijdwinst, uniformiteit en kwaliteit te behalen.

Binnen ForceFlow biedt e-mail heel veel mogelijkheden, zoals je hieronder kunt zien.

E-mail sjablonen

Stuur snel persoonlijke mails op basis van templates

Meer...

Meertalig

De taalinstelling van de ontvanger bepaalt de taal van de mail

Meer...

Groep-mail

Mail meerdere ontvangers in een keer, maar wel persoonlijk

Meer...

Verzend opties

Behoud je eigen e-mail adres, plan de mail in en voeg (automatisch) bijlagen toe

Meer...

Dynamische bijlagen

Stuur automatisch ingevulde pdf-bijlagen mee met jouw e-mails

Meer...

Behoud je vertrouwde inbox

Werk je met Outlook of Gmail, dan kun je dat gewoon blijven doen

Meer...

"Ik klik op de knop en de rest gaat vanzelf. Het is fantastisch!"

"Je hoeft eigenlijk maar één keer de sjablonen heel goed te checken en daarna heb je er geen omkijken meer naar."

Snel, foutloos en uniform kunnen e-mailen?

Als bureau wil je graag een bepaalde uniformiteit uitstralen. Dat doe je deels met de huisstijl (logo en lettertype) van jouw correspondentie. Maar dat kun je ook doen door kandidaten altijd op eenzelfde manier voor te stellen (CV-layout en begeleidend schrijven).

Wist je dat veel kandidaten afhaken bij een bureau door slordige en onpersoonlijke (fabrieksmatige) e-mails met een verkeerd geschreven (voor)naam? Die ben je alvast kwijt. Wat te denken van prospects? Ook al ben je zelf strikt in het hanteren van schrijfwijzen en correspondentie, een collega heeft andere maatstaven.

Wil jij als bureau professioneel overkomen door altijd snel, uniform en foutloos met jouw klanten en kandidaten te mailen, dan is een krachtige e-mail functionaliteit met mail merge sjablonen onmisbaar.

De e-mail mogelijkheden in detail uitgelicht

E-mail sjablonen: in één keer goed

Dé krachtpatser van ForceFlow is de sjablonen-generator. Besteed één keer aandacht aan sjablonen en profiteer daarna dagelijks van het gemak ervan.

Je maakt onbeperkt sjablonen aan in de juiste context, zoals Kandidaat, Klant, Kandidaat-Op-Vacature, maar ook Algemeen. Zo zie je bij het mailen alleen die sjablonen die je op dat moment nodig hebt.

De sjablonen bevatten naast tekst ook merge velden: dit zijn codes die bij verzenden van de e-mail de juiste informatie ophalen en in de mail invullen. Denk aan vacaturenaam, klantnaam, afwijsreden, etc. Zo is de e-mail altijd persoonlijk en bevat het de correcte informatie. Uiteraard kun je de mail voor verzenden nog verder aanvullen of wijzigen.

Sjablonen kunnen worden gekopieerd om snel vergelijkbare versies te maken. Ook kunnen er bijlagen gekoppeld worden, bijvoorbeeld algemene voorwaarden, instructie, of urenformulier.

Mail in de taal van de ontvanger

Werk jij met anderstalige kandidaten of opdrachtgevers, dan is het wel zo fraai als je die in hun eigen taal kunt benaderen, of in elk geval in het Engels.

Elk e-mailsjabloon kun je aanmaken in meerdere taalvarianten. Het enige wat je nog hoeft te doen is bij personen hun spreektaal in te geven. Bij verzenden kiest ForceFlow zelf de juiste taalvariant.

Ideaal voor internationale recruiters of bureaus die rond de taalgrens in België opereren!

Groep mail: meerdere mails gelijktijdig

Wil je meerdere kandidaten een interessante vacature sturen? Of een afwijzing?

Selecteer de betreffende personen en maak voor allen de e-mail aan. De aanhef blijft persoonlijk, dus elke ontvanger krijgt een persoonlijke e-mail.

Je kunt dit ook combineren met sjablonen, in dat geval wordt voor elke ontvanger de e-mail apart opgemaakt op basis van het sjabloon. Wil je het resultaat eerst beoordelen voor verzending, gebruik dan de voorbeeld optie. Ook hier werkt meertaligheid perfect samen: anderstaligen krijgen de e-mail in hun eigen taal, je hebt er geen omkijken naar.

Oh ja, ook bijlagen kunnen meegestuurd worden, zoals een vacaturetekst.

Verzend opties maken het makkelijk

Om te beginnen mail je met je eigen e-mail adres als afzender. De ontvanger ziet als afzender jouw e-mail adres zoals je dat ook gebruikt in Outlook of Gmail, dus met de domeinnaam van jouw organisatie. Gebruik je nu jouwemail@jouwbedrijf.nl, dan blijft dat zo, wel zo makkelijk.
Je kunt centraal een standaardhandtekening aanmaken die elke gebruiker kan toepassen, zodat iedereen uniform communiceert.
Het verzenden van e-mail kun je inplannen voor een later tijdstip
Je kunt bijlagen toevoegen, zowel te koppelen vanaf je desktop als vanuit ForceFlow zelf
De volgende functies zijn beschikbaar: CC, BCC, Doorsturen, Beantwoorden, en Iedereen beantwoorden

Dynamische bijlagen: maak je eigen templates voor pdf-documenten

Dit is een stille motor! Net als bij e-mail sjablonen kun je ook sjablonen aanmaken voor bijlagen. Op het moment dat je de e-mail verzendt wordt de bijlage automatisch als pdf-bijlage samengesteld en toegevoegd aan de e-mail. In de juiste taal!

Zo kun je een huisstijl CV aanmaken of een vacaturetekst opmaken, zodanig dat de meest recente gegevens middels 'merge-velden' worden ingevoegd. Zo is jouw document altijd actueel.

Stuur je regelmatig documenten naar kandidaten of klanten waarin je telkens een aantal gegevens aanpast, specifiek voor die kandidaat of klant? Laat dan een sjabloon met merge-velden aanmaken, die voortaan het invulwerk voor jou doet. Bijvoorbeeld een AVG-overzicht van geregistreerde gegevens voor kandidaten, algemene voorwaarden met ingevulde klantgegevens, etc.

Behoud je vertrouwde inbox in Outlook of Gmail

Met ForceFlow kun je jouw vertrouwde e-mailprogramma blijven gebruiken. Of je nu met onze module 'Outlook/Gmail integratie' gaat werken of niet, je kunt alle relevante e-mails in ForceFlow koppelen aan kandidaten of contactpersonen. Zo is jouw dossier altijd up to date.

Maar met de aanvullende module wordt bovendien jouw agenda gesynchroniseeerd met ForceFlow en worden alle uit ForceFlow verzonden e-mails tevens in jouw 'Verzonden items' map geplaatst van Outlook/Gmail. Daarnaast vindt het koppelen van e-mails nog meer geautomatiseerd plaats en weet je zeker dat jouw correspondentiegeschiedenis up to date is.

Zorgvuldiger werken en toch tijd besparen!

De e-mail mogelijkheden in ForceFlow zijn zeer uitgebreid. Met een beperkte tijdsinvestering in het opzetten van (document)sjablonen bespaar je voor jouw hele organisatie heel veel tijd. Je hoeft niet telkens dezelfde mails te typen, maakt minder fouten en iedereen werkt op een uniforme manier.

Dus je wint ook nog eens op kwaliteit!

En toch blijft het persoonlijk, enerzijds door de vele merge-velden en anderzijds door de mogelijkheid om een e-mail vóór verzenden aan te passen.

Overtuigd? Let's Fitt en start nu!

Ben je overtuigd van de mogelijkheden, vraag dan een online demo aan en ervaar wat ForceFlow nog meer voor jou in petto heeft om jouw werk een stuk plezieriger te maken.

Ik wil graag een demo